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¿Es necesario estar colegiado para ser administrador de fincas?

Es habitual que muchas personas se pregunten si es necesario estar colegiado para ser administrador de fincas , sobre todo cuando en una comunidad de propietarios se solicitan presupuestos a varios administradores de fincas y en esos presupuestos se observa que algunas personas están colegiadas y otras no lo están.

Antes de seguir, permítanos que le hagamos una pregunta ¿sabría decirnos si su administrador de fincas está colegiado? probablemente no lo sepa.

A la respuesta de si un administrador de fincas debe estar colegiado para ejercer esta profesión, podemos afirmar que NO es necesario estar colegiado.

Desde el 27 de diciembre del año 2009 la Ley Ómnibus modificó diferentes leyes relacionadas con la obligación de estar colegiado para ejercer determinadas actividades profesionales, entre las que se incluye la profesión de administrador de fincas. Desde la aprobación de esa ley la colegiación es voluntaria para poder trabajar como profesional en el ámbito de las administración de las comunidades de propietarios.

Además y según se establece en la LPH (Ley de Propiedad Horizontal) la actividad relacionada con la administración de fincas la puede realizar:

  1. Cualquier propietario de una comunidad de propietarios.
  2. Toda persona que posea la cualificación profesional adecuada según establece el Art. 13.6 LPH.

Solo existe obligación de colegiarse para aquella persona que quiere trabajar como administrador titulado, es decir, que quiera tener reconocido el título de administrador de fincas. Pero tanto si se tiene el título como si no fuera así, la persona que profesionalmente ejerce este trabajo se le denomina administrador de fincas.

Una cosa es la profesión en la que se trabaja y otra es el título que pueda poseer la persona que ejerce esa profesión. Es como vivir en pareja, no es necesario tener el “título” de estar casado para compartir la vida con otra persona.

Para colegiarse como administrador de fincas, uno puede hacerlo mediante acceso directo o mediante un examen de acceso.

Para el acceso directo, los colegios de administradores de fincas admiten cualquiera de estas titulaciones: Arquitectos Técnicos, Ayudantes de Montes, Diplomados en Ciencias Empresariales, Diplomados e Empresas y Actividades Turísticas, Diplomados en Gestión y Administración Pública, Diplomados en Gestión Comercial y Marketing, Diplomados en Informática, Diplomados en Informática, Diplomados en Magisterio, Diplomados en Matemáticas, Diplomados en relaciones Laborales, Grado en Ingeniería de Materiales, Grado en Administración De Empresas y Gestión de la Innovación, Grado en Ciencias Jurídicas de las Administraciones Públicas, Grado en Ciencia y Tecnología de la Edificación, Grado en Comercio, Grado en Dirección de Empresas, Grado en Dirección y Creación de Empresas, Grado en Ingeniería de la Edificación, Graduado en Ciencias Audiovisuales, Graduados en Finanzas y Contabilidad, Graduados Sociales, Ingenieros Agrónomos, Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos, Ingenieros en Informática, Ingenieros Industriales, Ingenieros de Minas, Ingenieros de Montes, Ingenieros de Telecomunicación, Ingenieros Químicos, Ingenieros Técnicos Agrícolas, Ingenieros Técnicos en Diseño Industrial, Ingenieros Técnicos en Explotación de Minas, Ingenieros Técnicos Forestales, Ingenieros Técnicos Industriales, Ingenieros Técnicos en informática de Gestión, Ingenieros Técnicos en Informática de Sistemas, Ingenieros Técnicos Navales, Ingenieros Técnicos de Obras Públicas, Ingenieros Técnicos de Telecomunicación, Ingenieros Técnicos en Topografía, Licenciados de la Marina Civil, Licenciados en Administración y Dirección de Empresas, Licenciados en Antropología, licenciados en Arquitectura, Licenciados en Ciencias Ambientales, Licenciados en Ciencias Biológicas, licenciados en Ciencias Empresariales, Licenciados en Ciencias Geológicas, Licenciados en Ciencias Físicas, Licenciados en Ciencias Políticas, Licenciados en Ciencias Químicas, Licenciados en Derecho, Licenciados en Documentación, Licenciados en Económicas y Comerciales, Licenciados en Filología, Licenciados en Filosofía y Ciencias de la Educación, Licenciados en Filosofía y Letras, Licenciados en Geografía e Historia, Licenciados en Humanidades, Licenciados en Investigación y Técnicas de Mercado, Licenciados en Matemáticas, Licenciados en Pedagogía, Licenciados en Psicología, Licenciados en Psicopedagogía, Licenciados en Sociología, Profesores Mercantiles, Procuradores de los Tribunales de Justicia, Veterinarios.

Como todo en la vida, cada cosa tiene sus ventajas y sus inconvenientes y el profesional que se dedique a este trabajo tendrá que valorar como le beneficia el pertenecer a un determinado colectivo.

De cara a las comunidades de propietarios y a los vecinos que viven en ellas, el que su administrador esté colegiado o no lo esté, no le afecta en nada. Volviendo al ejemplo que pusimos anteriormente que una persona tenga el “título” de estar casado no le hace mejor pareja que no poseerlo y poseerlo no le hace ser peor pareja que el que no lo posee. La relación será buena o mala si el comportamiento es adecuado con la otra parte.

Cómo echar a un Administrador de una Comunidad de Propietarios

En más de una ocasión nos han preguntado cómo pueden echar al administrador de una comunidad de propietarios. Aunque ya hemos escrito en otro artículo sobre los pasos para cambiar de administrador de fincas hemos considerado conveniente explicar con detalle todas los pasos a seguir para echar al administrador.

Lo primero que debe hacer la comunidad de propietarios es comprobar si existe un contrato entre el administrador y la comunidad. Si hay un contrato deben mirar:
• las clausulas relacionadas con las funciones a realizar
• el período de renovación y de cancelación.

Un contrato puede dejar de existir por la finalización temporal del mismo o por un incumplimiento en alguna de las clausulas. La finalización temporal suele ir acompañada de un preaviso anterior a la fecha de renovación, es decir, para cancelar el contrato por finalización del período contratado, una de las dos partes debe avisar a la otra parte con una antelación previa.
Si no hay contrato entre el administrador y la comunidad de vecinos, la ley establece que el período de contratación de los servicios del administrador, coincide con el período de la celebración de la junta general ordinaria. Es decir, si al administrador se le renovó en sus funciones o se eligió en una junta general ordinaria, tendría que permanecer en su cargo al menos el tiempo que dure la actual junta de gobierno (un año).

¿Y qué ocurre si la comunidad de propietarios quiere cesar al administrador antes de que finalice el período para el que fue elegido?
En este caso dependerá de si el administrador ha incumplido con sus obligaciones. Si hubiera una dejación de sus funciones y la comunidad de propietarios puede documentarlo, podría cesar en el cargo al administrador. Si a pesar de existir esa dejación en sus actividades, la comunidad de vecinos no puede demostrarlo fehacientemente, el administrador puede reclamar las cantidades que ha dejado de percibir hasta la fecha de la finalización de su contrato.

Sea de una manera o de otra, el cese de un administrador tiene que ser votado en una Junta General de Propietarios. Si se realiza antes de la junta general ordinaria se tendrá que convocar una junta general de carácter extraordinario para echar al administrador y posteriormente en el acta deberán especificarse los motivos del despido. Si por el contrario se pretende no continuar con los servicios del administrador una vez que haya finalizado el mandato de la actual junta de gobierno, se aprobará no renovar su cargo en la junta general ordinaria anual.

Por último lo que debe hacerse es notificarlo en el acta e informar por escrito al administrador del acuerdo alcanzado, especificando un plazo (habitualmente es de un mes) para la entrega a la comunidad de propietarios de toda la documentación existente.

Pasos para contratar a un Administrador de Fincas con la Oposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios

Esta entrada se la dedicamos a Manuel que nos hizo la siguiente consulta el 9 de junio de 2015.

“Hola, Soy el propietario de un piso en una pequeña comunidad en la que no tenemos administrador. El actual presidente lleva más de cuatro años sin presentar las cuentas ni convocar reunión y siempre está dando largas. Hemos decidido contratar un administrador para que intente poner un poco de orden pero no sé exactamente como proceder”

Los pasos a seguir para contratar a un administrador de fincas en una comunidad de propietarios con la oposición del presidente de la comunidad son:

  1. Solicitar presupuestos a varios administradores de fincas, compararlos y valorarlos. Les recomendamos que tengan una reunión con cada uno y que le expliquen detenidamente como trabajan.
  2. Convocar y formalizar la convocatoria de una Junta General Extraordinaria. Para ello, será necesario disponer del 25% de los coeficientes de participación de los propietarios. En la convocatoria, debe establecerse como punto en el orden del día, la elección del administrador.
  3. Aprobar por mayoría en la Junta General Extraordinaria la contratación del administrador de fincas.
  4. Emitir el acta correspondiente.
  5. Entregar la documentación requerida por el administrador para comenzar a realizar su trabajo: listado de propietarios, resumen de la situación económica de la Comunidad (ingresos y gastos de los últimos años), libro de actas, CIF, contratos de las empresas que prestan sus servicios, libro de mantenimiento (si existiera) datos bancarios de la Comunidad…

Por último, sugerimos que lean detenidamente el presupuesto de los administradores y les exijan que en su contrato no haya cláusulas de permanencia ni de indemnización, es decir, que si por los motivos que fuesen ustedes no están satisfechos con los servicios de estos profesionales, puedan decidir libremente cesarles en sus puestos y contratar a otras personas para esos puestos.

Resumen de los pasos para contratar a un administrador de fincas sin la aprobación del presidente

Pasos a seguir para solicitar información a mi Administrador

En el último año, han sido varias las personas que a través de la web o mediante email nos han preguntado los pasos a seguir para reclamar a su administrador una determinada información: actas, movimientos bancarios, liquidaciones de ingresos y gastos, presupuestos, contratos…

Entre las funciones de un administrador de fincas está la de gestionar y custodiar toda la documentación relacionada con la comunidad de propietarios, entre otros motivos, para mostrar esa información a los propietarios en caso de que alguno la requiera, puesto que todo propietario tiene derecho a conocer la documentación de su comunidad de propietarios.Entrega de actas del administrador

Los pasos habituales para ver esa información son:

  1. Ponerse en contacto con el administrador por los medios habituales de comunicación: teléfono o correo electrónico.
  2. Describir que tipo de documentación se solicita y desde que período.
  3. Especificar si se quiere una copia de esa documentación o solo se pretende leer los documentos en las oficinas del administrador.
  4. Hay que tener en cuenta que a la hora de entregar una determinada información, la comunidad de propietarios tiene que cumplir con las normas establecidas en la LOPD (Ley Oficial de Protección de Datos). Imaginemos que un propietario solicita conocer que vecinos tienen recibos pendientes de abono con la comunidad. En esa información aparecen datos de personas y por lo tanto, hay que hacer un uso adecuado, conforme establece la ley.
  5. Si el administrador ignora la petición del propietario o se niega a facilitar la información requerida, el solicitante debe reclamar la documentación mediante el envío de un burofax.
  6. Si todos los intentos han sido fallidos, el último paso es ponerse en contacto con un abogado y dejar el caso en manos de este profesional, para que en último caso, proceda a su reclamación por otras vías.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar la documentación de la Comunidad de Propietarios?

DocumentaciónLa gestión diaria de una Comunidad de Propietarios, genera un volumen considerable de papeles. Pasado un tiempo, debemos revisarlos y destruir aquellos que no sean de utilidad, pero cuidado, hay documentos que debemos conservar durante un periodo de tiempo establecido por Ley.

La conservación de la documentación de la Comunidad de Propietarios dependerá del tipo de documento:

  • Los documentos de afiliación, altas y bajas del personal de la Comunidad de Propietarios se deben conservar durante cuatro años.
  • Convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y todos los documentos relacionados con la Junta de Propietarios se deben de conservar durante cinco años.
  • Documentos relativos a a obligaciones contractuales, facturas acreditativas y contratos se deben conservar durante quince años.
  • Los documentos legales, judiciales, notariales o registrales tales como el libro de actas, los estatutos, las sentencias judiciales… se deben conservar de por vida.
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