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¿Es necesario estar colegiado para ser administrador de fincas?

Muchas personas se pregunten si es necesario estar colegiado para ser administrador de fincas. Estas dudas surgen, cuándo una comunidad de propietarios solicita presupuestos a varios administradores y algunos están colegiados y otros no lo están.

Antes de seguir, permítanos que le hagamos una pregunta ¿sabría decirnos si su administrador de fincas está colegiado?, probablemente no lo sepa.

Podemos afirmar categóricamente y con la ley en la mano que para ejercer la profesión de administrador de fincas NO hay que estar colegiado.

Desde el 27 de diciembre del año 2009 la Ley Ómnibus modificó diferentes leyes relacionadas con la obligación de estar colegiado para ejercer determinadas actividades profesionales. Entre estas profesiones se incluye la de administrador de fincas. Desde la aprobación de esa ley, la colegiación para poder trabajar como profesional en el ámbito de las administración de las comunidades de propietarios es voluntaria .

¿Quién puede ejercer la profesión de administrador?

Según se establece en la LPH (Ley de Propiedad Horizontal) la actividad relacionada con la administración de fincas la puede realizar:

  1. Cualquier propietario de una comunidad de propietarios.
  2. Toda persona con cualificación profesional adecuada según establece el Art. 13.6 LPH.

Solo existe obligación de colegiarse para aquella persona que quiere trabajar como administrador titulado, es decir, que quiera tener reconocido el título de administrador de fincas. Pero tanto si se tiene el título como si no, la persona que profesionalmente ejerce este trabajo se le denomina administrador de fincas.

Una cosa es la profesión en la que se trabaja y otra es el título que pueda poseer la persona que ejerce esa profesión. Es como vivir en pareja, no es necesario tener el “título” de estar casado para compartir la vida con otra persona.

Requisitos para colegiarse como administrador de fincas

Colegiarse como administrador de fincas, puede hacerse mediante acceso directo o mediante un examen de acceso.

Para el acceso directo, los colegios de administradores de fincas admiten casi cualquier de titulación, desde veterano hasta ingenieros informáticos o ingeniero técnico naval.

Casi cualquier titulado puede ser administrador de fincas…

Como todo en la vida, cada cosas tiene sus ventajas y sus inconvenientes. El profesional que se dedique a este trabajo tendrá que valorar cómo le beneficia el pertenecer a un determinado colectivo. Pero lo que no deberían hacer los colegios profesionales es afirmar que si un administrador no está colegiado no va a hacer un trabajo profesional. La profesionalidad va en la forma de trabajar de las personas y no en el título que se posee.

De cara a las comunidades de propietarios y a los vecinos que viven en ellas, el que su administrador esté colegiado o no lo esté, no le afecta en nada. Volviendo al ejemplo que pusimos anteriormente que una persona tenga el “título” de estar casado no le hace mejor pareja que no poseerlo y poseerlo no le hace ser peor pareja que el que no lo posee. La relación será buena o mala si el comportamiento es adecuado con la otra parte.

Por lo tanto esté colegiado o no lo esté su administrador, exijan que tenga un comportamiento adecuado.

Cómo echar a un administrador de una comunidad de propietarios

Más de una vez nos han preguntado cómo se puede echar al administrador de una comunidad de propietarios. Aunque en otro artículo hemos facilitado los pasos para cambiar de administrador de fincas, hemos considerado conveniente explicar con detalle todas los pasos a seguir para echar a ese administrador que no hace bien su trabajo.

Pasos a seguir para echar a un administrador

Lo primero que debe hacer su comunidad de propietarios, es comprobar si tienen un contrato con el actual administrador. Si existe ese contrato deben mirar:
• las claúsulas relacionadas con sus funciones.
• el período de renovación y de cancelación.

Un contrato puede dejar de existir por la finalización temporal del mismo o por un incumplimiento en alguna de las clausulas. La finalización temporal suele ir acompañada de un preaviso anterior a la fecha de renovación, es decir, para cancelar el contrato por finalización del período contratado, una de las dos partes debe avisar a la otra parte con una antelación previa.
Si no hay contrato entre el administrador y la comunidad de vecinos, la ley establece que el período de contratación de los servicios del administrador, coincide con el período de la celebración de la junta general ordinaria. Es decir, si al administrador se le renovó en sus funciones o se eligió en una junta general ordinaria, tendría que permanecer en su cargo al menos el tiempo que dure la actual junta de gobierno (un año).

¿Qué hacer si se quiere cesar al administrador antes de que finalice el período para el que fue elegido?

En este caso dependerá de si el administrador ha incumplido o no con sus obligaciones. Si hubiera una dejación de sus funciones y la comunidad de propietarios puede documentarlo (demostrarlo), podría considerar el cese del administrador. Si a pesar de existir esa dejación en sus actividades, la comunidad de vecinos lo cesa y no puede demostrar fehacientemente esa dejación, el administrador puede reclamar las cantidades que ha dejado de percibir hasta la fecha de la finalización de su contrato.

Sea de una manera o de otra, el cese de un administrador tiene que ser votado en una Junta General de Propietarios. Si se realiza antes de la junta general ordinaria se tendrá que convocar una junta general de carácter extraordinario y posteriormente en el acta, deberán especificarse los motivos del despido. Si por el contrario se pretende no continuar con los servicios del administrador una vez que haya finalizado el mandato de la actual junta de gobierno, se aprobará no renovar su cargo en la junta general ordinaria.

En este caso, la no renovación debe aparecer en el acta e informar por escrito al administrador del acuerdo alcanzado, especificando un plazo (habitualmente es de un mes) para la entrega de toda la documentación a la comunidad.

Pasos para contratar a un Administrador de Fincas con la Oposición del Presidente

Esta entrada en la que indicamos los pasos para contratar a un administrador de fincas con la oposición del presidente de la comunidad, se la dedicamos a Manuel que nos hizo la siguiente consulta el 9 de junio de 2015.

“Hola, Soy el propietario de un piso en una pequeña comunidad en la que no tenemos administrador. El actual presidente lleva más de cuatro años sin presentar las cuentas ni convocar reunión y siempre está dando largas. Hemos decidido contratar un administrador para que intente poner un poco de orden pero no sé exactamente como proceder”

Los pasos a seguir para contratar a un administrador de fincas  con la oposición del presidente de la comunidad son:
  1. Solicitar presupuestos a varios administradores de fincas, compararlos y valorarlos. Les recomendamos que tengan una reunión con cada uno y que le expliquen detenidamente como trabajan.
  2. Convocar y formalizar la convocatoria de una Junta General Extraordinaria. Para ello, será necesario disponer del 25% de los coeficientes de participación de los propietarios. En la convocatoria, debe establecerse como punto en el orden del día, la elección del administrador.
  3. Aprobar por mayoría en la Junta General Extraordinaria la contratación del administrador de fincas.
  4. Emitir el acta correspondiente.
  5. Entregar la documentación requerida por el administrador para comenzar a realizar su trabajo: listado de propietarios, resumen de la situación económica de la Comunidad (ingresos y gastos de los últimos años), libro de actas, CIF, contratos de las empresas que prestan sus servicios, libro de mantenimiento (si existiera) datos bancarios de la Comunidad…

Por último, sugerimos que lean detenidamente el presupuesto de los administradores y les exijan que en su contrato no haya cláusulas de permanencia ni de indemnización, es decir, que si por los motivos que fuesen ustedes no están satisfechos con los servicios de estos profesionales, puedan decidir libremente cesarles en sus puestos y contratar a otras personas para esos puestos.

Resumen de los pasos para contratar a un administrador de fincas sin la aprobación del presidente

Cómo solicitar información de la comunidad al administrador

En varias ocasiones nos han preguntado por la web cómo solicitar información de la comunidad al administrador relacionada con: actas, movimientos bancarios, liquidaciones de ingresos y gastos, presupuestos, contratos…

Entre las funciones de un administrador de fincas está la de gestionar y custodiar toda la documentación relacionada con la comunidad de propietarios, entre otros motivos, para mostrar esa información a los propietarios en caso de que alguno la requiera, puesto que todo propietario tiene derecho a conocer la documentación de su comunidad de vecinos.Entrega de actas del administrador

Pasos para solicitar información de la comunidad de propietarios
  1. Ponerse en contacto con el administrador por los medios habituales de comunicación: teléfono o correo electrónico.
  2. Describir qué tipo de documentación se solicita y desde que período.
  3. Especificar si se quiere una copia de esa documentación o solo se pretende leer los documentos en las oficinas del administrador.
  4. Hay que tener en cuenta que a la hora de entregar una determinada información, la comunidad de propietarios tiene que cumplir con las normas establecidas en la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Imaginemos que un propietario solicita conocer que vecinos tienen recibos pendientes de abono con la comunidad. En esa información aparecen datos de personas y por lo tanto, hay que hacer un uso adecuado, conforme establece la ley.
  5. Si el administrador ignora la petición del propietario o se niega a facilitar la información requerida, el solicitante debe reclamar la documentación mediante el envío de un burofax.
  6. Si todos los intentos han sido fallidos, el último paso es ponerse en contacto con un abogado y dejar el caso en manos de este profesional, para que en último caso, proceda a su reclamación por otras vías.

Lo normal es que un administrador facilite información periódica a todos los propietarios y por lo tanto no necesitemos preguntarnos cómo solicitar información de la comunidad al administrador, pero si no fuese así o si esta persona se negase a mostrarla, debemos saber que un administrador tiene la obligación de presentar al menos la información relacionada con lo acontecido en el último período, en la junta general ordinaria que ha de celebrarse de manera periódica todos los años.

Esperemos que el administrador de su comunidad, le facilite la información que necesite conocer. Como propietario tiene derecho a conocerla.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar la documentación de la Comunidad de Propietarios?

DocumentaciónLa gestión diaria de una Comunidad de Propietarios, genera un volumen considerable de papeles. Pasado un tiempo, debemos revisarlos y destruir aquellos que no sean de utilidad, pero cuidado, hay documentos que debemos conservar durante un periodo de tiempo establecido por Ley.

La conservación de la documentación de la Comunidad de Propietarios dependerá del tipo de documento:

  • Los documentos de afiliación, altas y bajas del personal de la Comunidad de Propietarios se deben conservar durante cuatro años.
  • Convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y todos los documentos relacionados con la Junta de Propietarios se deben de conservar durante cinco años.
  • Documentos relativos a a obligaciones contractuales, facturas acreditativas y contratos se deben conservar durante quince años.
  • Los documentos legales, judiciales, notariales o registrales tales como el libro de actas, los estatutos, las sentencias judiciales… se deben conservar de por vida.
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