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Pasos para contratar a un Administrador de Fincas con la Oposición del Presidente

Esta entrada en la que indicamos los pasos para contratar a un administrador de fincas con la oposición del presidente de la comunidad, se la dedicamos a Manuel que nos hizo la siguiente consulta el 9 de junio de 2015.

“Hola, Soy el propietario de un piso en una pequeña comunidad en la que no tenemos administrador. El actual presidente lleva más de cuatro años sin presentar las cuentas ni convocar reunión y siempre está dando largas. Hemos decidido contratar un administrador para que intente poner un poco de orden pero no sé exactamente como proceder”

Los pasos a seguir para contratar a un administrador de fincas  con la oposición del presidente de la comunidad son:
  1. Solicitar presupuestos a varios administradores de fincas, compararlos y valorarlos. Les recomendamos que tengan una reunión con cada uno y que le expliquen detenidamente como trabajan.
  2. Convocar y formalizar la convocatoria de una Junta General Extraordinaria. Para ello, será necesario disponer del 25% de los coeficientes de participación de los propietarios. En la convocatoria, debe establecerse como punto en el orden del día, la elección del administrador.
  3. Aprobar por mayoría en la Junta General Extraordinaria la contratación del administrador de fincas.
  4. Emitir el acta correspondiente.
  5. Entregar la documentación requerida por el administrador para comenzar a realizar su trabajo: listado de propietarios, resumen de la situación económica de la Comunidad (ingresos y gastos de los últimos años), libro de actas, CIF, contratos de las empresas que prestan sus servicios, libro de mantenimiento (si existiera) datos bancarios de la Comunidad…

Por último, sugerimos que lean detenidamente el presupuesto de los administradores y les exijan que en su contrato no haya cláusulas de permanencia ni de indemnización, es decir, que si por los motivos que fuesen ustedes no están satisfechos con los servicios de estos profesionales, puedan decidir libremente cesarles en sus puestos y contratar a otras personas para esos puestos.

Resumen de los pasos para contratar a un administrador de fincas sin la aprobación del presidente

Obligación Tributaria en las Comunidades de Propietarios

Desde el 1 de enero del año 2015 existe una obligación tributaria en las comunidades de propietarios, de informar a la Agencia Tributaria de las operaciones con terceras personas. Esta obligación tributaria se recoge en el Real Decreto 828/2013, publicado en el BOE el 26/10/13.

Esta obligación es extensible a las comunidades de propietarios o comunidades de vecinos que realicen operaciones con terceras personas y que durante el ejercicio económico hayan superado los 3.005,06 euros.

En este sentido, la obligación tributaria en las comunidades de propietarios no obliga a declarar los suministros y contratos utilizados para el uso comunitario de:

  • Energía eléctrica y combustibles.
  • Agua.
  • Mantenimientos de limpieza.
  • Seguros de las zonas y elementos comunes.
  • Mantenimientos en general.

Por lo tanto, solo será aplicable esta norma en aquellos casos que se contrate con terceros alguna actuación ajena al funcionamiento normal de la comunidad de Propietarios.

Cómo crear una mancomunidad de propietarios

Para saber cómo crear una mancomunidad de propietarios, lo primero que debemos conocer es qué es una mancomunidad.

¿Qué es una mancomunidad de vecinos?

Si buscamos en el diccionario de la lengua española el término mancomunidad, podemos leer el siguiente significado:

  1. «Efecto de mancomunar o mancomunarse».
  2. «Corporación o entidad legalmente constituida por agrupación de municipios o provincias».

Y si profundizamos un poco más y buscamos el término mancomunar, podemos ver que dice:

  1. «Unir personas, fuerzas o caudales para un fin».
  2. «Obligar a dos o más personas a pagar o ejecutar de mancomún algo, entre todas y por partes».
  3. «Unirse, asociarse, obligarse de mancomún».

De estos conceptos sacamos en claro que una mancomunidad conlleva una unión entre al menos dos partes, en donde se genera una obligación mutua, con el objetivo de alcanzar un fin y que para lograr ese objetivo, tiene que estar legalmente constituida.

mancomunidad de propietarios

 

 

 

Requisitos para constituir una mancomunidad

Para crear una mancomunidad de propietarios, tiene que existir al menos:

  1. Dos comunidades de propietarios.
  2. Que compartan algo entre ambas (un elemento común)
  3. Que se obliguen y acuerden gestionar ese elemento con unas determinadas condiciones.
  4. Que se constituyan legalmente y asuman sus responsabilidades.

A la hora de constituir una mancomunidad es aconsejable redactar unos estatutos, para especificar los derechos y obligaciones de cada comunidad de propietarios y establecer qué o cuáles elementos pertenecen a la mancomunidad de propietarios y cuáles corresponden a la gestión y mantenimiento de cada comunidad de vecinos.

Respecto a su gestión y administración, se rige por las mismas normas establecidas en la LPH (ley de Propiedad Horizontal), pero en este caso los derechos y obligaciones establecidos en la Ley recaerían no en cada propietario, sino en cada comunidad de propietarios.

La junta de gobierno de la mancomunidad (presidente, vicepresidente, secretario) se conforma con algún miembro de la junta de gobierno de las comunidades. Al igual que sucede con las comunidades de vecinos, el cargo de secretario puede recaer en una persona externa, en un administrador de fincas, quien se haría cargo de todas las gestiones económico, operativas y administrativas de la mancomunidad

Cómo solicitar información de la comunidad al administrador

En varias ocasiones nos han preguntado por la web cómo solicitar información de la comunidad al administrador relacionada con: actas, movimientos bancarios, liquidaciones de ingresos y gastos, presupuestos, contratos…

Entre las funciones de un administrador de fincas está la de gestionar y custodiar toda la documentación relacionada con la comunidad de propietarios, entre otros motivos, para mostrar esa información a los propietarios en caso de que alguno la requiera, puesto que todo propietario tiene derecho a conocer la documentación de su comunidad de vecinos.Entrega de actas del administrador

Pasos para solicitar información de la comunidad de propietarios
  1. Ponerse en contacto con el administrador por los medios habituales de comunicación: teléfono o correo electrónico.
  2. Describir qué tipo de documentación se solicita y desde que período.
  3. Especificar si se quiere una copia de esa documentación o solo se pretende leer los documentos en las oficinas del administrador.
  4. Hay que tener en cuenta que a la hora de entregar una determinada información, la comunidad de propietarios tiene que cumplir con las normas establecidas en la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Imaginemos que un propietario solicita conocer que vecinos tienen recibos pendientes de abono con la comunidad. En esa información aparecen datos de personas y por lo tanto, hay que hacer un uso adecuado, conforme establece la ley.
  5. Si el administrador ignora la petición del propietario o se niega a facilitar la información requerida, el solicitante debe reclamar la documentación mediante el envío de un burofax.
  6. Si todos los intentos han sido fallidos, el último paso es ponerse en contacto con un abogado y dejar el caso en manos de este profesional, para que en último caso, proceda a su reclamación por otras vías.

Lo normal es que un administrador facilite información periódica a todos los propietarios y por lo tanto no necesitemos preguntarnos cómo solicitar información de la comunidad al administrador, pero si no fuese así o si esta persona se negase a mostrarla, debemos saber que un administrador tiene la obligación de presentar al menos la información relacionada con lo acontecido en el último período, en la junta general ordinaria que ha de celebrarse de manera periódica todos los años.

Esperemos que el administrador de su comunidad, le facilite la información que necesite conocer. Como propietario tiene derecho a conocerla.

La representación en las Juntas de Propietarios

La representación en las Juntas de Propietarios se da cundo un propietario no puede asistir a un reunión de vecinos.

Las fechas de las convocatorias a las juntas de propietarios (ordinarias y/o extraordinarias) las establece el presidente de la comunidad de propietarios, normalmente de manera consensuada con el administrador. Las dos únicas maneras que la Ley de Propiedad Horizontal establece para convocar una reunión de propietarios es:

  1. A través del presidente de la comunidad de propietarios
  2. Con las firmas del 25% de las cuotas de participación de los propietarios

Lo que hay que dejar bien claro, es que el administrador no es la persona que convoca. El administrador es el encargado de darle forma a la convocatoria, redactarla e informar con el tiempo y de la manera establecida en la ley.

Cuando un propietario no puede asistir, se origina lo que se conoce como la representación en las juntas de propietarios, que no es otra cosas que el poder delegar su voto en otra persona.Soy tu representante en una junta

El representante puede ser un vecino o una persona ajena a la comunidad. Si por cualquier circunstancia, como sucede en algunas zonas turísticas, los propietarios residen a largas distancias de su propiedad, pueden formalizar un documento en el que se otorgue la representación a una determinada persona para todo un año o para todas las juntas que se celebren en un determinado período de tiempo.

Para formalizar la representación el propietario deberá firmar un documento en el que se describa el nombre y el DNI de la persona que lo va a representar, así como la reunión para la que tiene validez esa representación.

Las votaciones realizadas por los representantes, tendrán la misma validez que las de cualquier propietario.

Por último, hay que tener presente que si el propietario que no puede asistir, tuviera recibos pendientes de abono, la persona que lo representa solo podrá participar con su voz, pero no podrá ejercer su derecho de voto.