Pasos para cambiar de administrador de fincas

Pasos para cambiar de administrador de fincas

Hoy en día pocas cosas son para toda la vida y por ese motivo le mostramos los pasos a seguir para cambiar de administrador de fincas. Sustituir a un administrador en su cargo, es algo más habitual de lo que podemos llegar a pensar, pero muchos vecinos se niegan a dar el paso porque consideran que es una gestión compleja.

Cualquier momento del año es bueno para cambiar de administrador de fincas (no hace falta esperar a una junta general ordinaria, reunión anual). Aunque antes de dar el paso, siempre aconsejamos revisar el contrato que tengan firmado con el administrador. Si el contrato tiene una duración anual, habría que abonar la totalidad de las cuotas que quedasen pendientes hasta su finalización.

El mejor momento para cambiar de administrador de fincas es en la reunión que se celebra cada año, en la llamada junta general ordinaria. En esa junta de propietarios, en el punto donde se deben elegir los cargos de la junta directiva, los propietarios asistentes, deben decidir por mayoría, no continuar con los servicios del administrador actual. Esta sería la manera más fácil y sencilla de cambiar de administrador de fincas.

4 pasos para cambiar de administrador en cualquier momento del año

  1. Contar con el apoyo del 25% de los coeficientes de participación de la Comunidad (suele coincidir con el 25% de los vecinos). El administrador forma parte de la Junta de Gobierno y para su sustitución es necesario tener el apoyo mínimo de ese número de vecinos. Lo habitual en estos casos es que los vecinos promotores del cambio convoquen al resto de propietarios a una reunión informal para exponer los motivos de la sustitución. Esta reunión la puede convocar cualquier vecino sin necesidad de formar parte de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente, secretario y administrador). En la convocatoria es necesario indicar claramente quién la promueve (una persona o varias), el motivo, el día, la hora y el lugar de la reunión.
  2. Establecer un plazo para elegir un nuevo administrador. Este paso es mejor hacerlo antes de la reunión definitiva del cese, de esta manera se agiliza la entrada del nuevo profesional. Es conveniente que los vecinos promotores del cambio establezcan una fecha límite (máximo quince días) para pedir presupuestos a otros administradores de fincas. Es aconsejable mantener una entrevista con cada administrador para que detallen cómo realizan su gestión. Es posible que los candidatos, quieran conocer la situación económica de la Comunidad, por lo que se aconseja disponer de una mínima documentación de los estados contables (ingresos y gastos) al menos del último año.                                                                                
  3. Solicitar a alguno de los miembros de la Junta de Gobierno (presidente, vicepresidente) la convocatoria de una Junta General Extraordinaria. En esa convocatoria debe aparecer el siguiente punto en el orden del día “cese del actual secretario-administrador: estudio y aprobación si procede” o “cese del actual administrador de fincas: estudio y aprobación si procede”. Si antes de convocar esta reunión, ya han decidido quien debe ser el nuevo administrador, el punto en el orden del día debe ser “cesión del actual secretario-administrador y elección del nuevo secretario-administrador: estudio y aprobación si procede” o “cesión del actual administrador e fincas y elección del nuevo administrador de fincas: estudio y aprobación si procede”. Todos los propietarios deben ser convocados debidamente (notificación personal con una copia de la convocatoria) para la celebración de la Junta General Extraordinaria. Además hay que poner la convocatoria en el tablón de anuncios de la Comunidad o en su defecto, en un lugar visible y de paso. Para que tenga validez el acuerdo, deberá ser ratificado con la mayoría simple (de los coeficientes) de los propietarios asistentes a la reunión. En esta Junta no es obligatoria (y es aconsejable que no se cite) la presencia del administrador a cesar. En tal caso, el saliente deberá ser informado del acuerdo adoptado de forma fehaciente y por escrito. El administrador cesado tendrá un mes para abandonar su cargo.
  4. Emisión del acta del acuerdo adoptado. Cualquier acuerdo adoptado en Junta General, tiene que formalizarse en un acta. Todos los propietarios han de recibir una copia de la misma en el menor plazo posible. En el acta ha de especificarse el acuerdo adoptado y la fecha definitiva del cese del actual administrador, que coincidirá con la fecha de inicio de la actividad del nuevo administrador.